Asistente Administrativo / Construcción

Bajo supervisión, esta posición brinda apoyo administrativo y secretarial a los equipos de proyectos de construcción. Además de tareas de mecanografía, archivo y coordinación de agendas, el/la Asistente Administrativo(a) asiste en procesos de nómina, coordinación de reuniones y conferencias, manejo de suministros, coordinación de correspondencia y apoyo en proyectos especiales. Este rol requiere interacción con visitantes y contactos externos, así como comunicación interna a todos los niveles de la organización. Se espera juicio independiente para organizar y priorizar la carga laboral, así como sugerir mejoras en los procedimientos administrativos.

*Funciones Esenciales:*

* Coordinar y organizar actividades complejas como reuniones, viajes y conferencias para los miembros del equipo.
* Establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos.
* Atender solicitudes recurrentes de información.
* Atender llamadas telefónicas, tomar mensajes y canalizar la información.
* Redactar correspondencia general, tablas, gráficas, reportes y otros documentos.
* Revisar documentos para asegurar corrección ortográfica, gramatical y de formato.
* Servir de enlace administrativo entre los proyectos y las oficinas administrativas en temas de compras, materiales, instalaciones y operaciones.
* Apoyar en solicitudes de precios.
* Preparar y completar RFQ, RFP y documentación de licitaciones.
* Gestionar la recepción y despacho de piezas y materiales.
* Coordinar transporte, envíos y aduanas de piezas y materiales.
* Mantener reportes actualizados y colaborar estrechamente con el Departamento de Contabilidad.

*Competencias:*

* Bilingüe (español e inglés).
* Capacidad técnica y dominio de herramientas de oficina.
* Organización y minuciosidad.
* Colaboración y trabajo en equipo.
* Eficacia personal y credibilidad profesional.
* Flexibilidad y adaptabilidad.
* Excelentes habilidades de comunicación.

Job Type: Full-time

Schedule:
* 8 hour shift
* Monday to Friday

Work Location: In person