Objetivo:
Cumplir con el registro de los documentos, facturas, control y cuadre de los registros de las cuentas a pagar a los proveedores, atemperándose al cumplimiento de las políticas, lineamientos y objetivos establecidos por la empresa y cumpliendo con las leyes que rigen a Puerto Rico en esta área del negocio.
Deberes y Responsabilidades:
Debe conocer con profundidad las leyes de Puerto Rico aplicables al área de cuentas por pagar y será responsable por identificar proactivamente los cambios en ley que apliquen a nuestra entidad y su implementación evitando cualquier impacto negativo por falta de cumplimiento con la ley.
Contabilizar facturas para pagos, debe verificar las aprobaciones, verificar cálculos, codificar con números de cuentas contables e ingresar las facturas al sistema. Se deben entrar diariamente y se evaluará el tiempo de entrada de la factura.
Evaluar que todos los suplidores proveen los documentos de relevo o los que apliquen.
Verificar facturas y que estas cumplan con las leyes de Puerto Rico en relación a retención en el origen y cargos de IVU.
Realizar el procedimiento del “three-way match” el cual consiste en verificar que cada desembolso contenga como documentación los 3 documentos de soporte, 1) factura, 2) orden de compra (PO) y 3)“receiving report” y que estos tres cuadren entre sí.
Revisar mensualmente las cuentas de los suplidores con los estados de cuenta del suplidor, reconciliar y ajustar si aplica. Enviar reconciliación mensual a Gerente de Contabilidad para aprobación.
Análisis y Conciliación Mensual del Subsidiario de Cuentas por Pagar con las cuentas del General Ledger correspondientes a Cuentas por pagar. Cuadrar y llevar a cero mensualmente la cuenta puente.
Trabajar junto con los auditores externos contestando sus preguntas y brindar la información solicitada con respecto al módulo de cuentas a pagar para la realización de la auditoría anual.
Encargado del cierre de mes en el módulo de Cuentas a Pagar esto incluye el cuadre de las cuentas puentes (dejarlas en $0.00) en o antes del 3er día laboral al final del mes.
Mantener los archivos de facturas pagadas en orden.
Preparar los formularios anuales solicitados por el gobierno como las informativas (480) y sus respectivos cuadres. Para ello debe realizar una conciliación mensual de la información de las informativas para no afectar el cierre general anual y enviar al Gerente de Contabilidad para aprobación.
Debe mantenerse al día en los cambios de ley que apliquen en el área de las informativas e implementarlo localmente.
Cuadre de cuenta de Anticipos mensualmente.
Esta posición exige comunicación efectiva y en un tiempo razonable a las comunicaciones recibidas tanto por clientes internos como por suplidores.
Contestar y atender llamadas de suplidores con relación a discrepancias en facturación y leyes y referir preguntas relacionadas a la programación de pagos y estatus de facturas pendientes a pagar al equipo de tesorería de la compañía matriz en RD en el email y teléfono designado para estos fines.
Enviar detalle de pago de carreros todos los lunes de la bisemana que aplique al grupo de Tesorería en RD quienes se encargarán de procesar al pago a tiempo.
Enviar detalle de pagos de Car Allowance y Rentas.
Recibirá email del grupo de Tesorería en RD solicitando confirmación para procesar los pagos. Debe contestar y confirmar por email la aceptación del pago una vez haya corroborado que todos los pagos sugeridos cuentan localmente con toda la documentación requerida de soporte. La confirmación debe realizarse el mismo día del recibo del email de RD para no dilatar el proceso de pago y procedimientos internos.
Cumplir con las leyes y procedimientos internos de retención de documentos relacionados a su área. Mantenerse al día e informada en cambios de ley aplicables a su área de responsabilidad.
Manejo de Petty Cash
Otras tareas afines.
Calificaciones:
Educación – BA en Contabilidad o Finanzas
Experiencia – Mínimo 5 - 7 años
Lenguaje – Español e Inglés
Conocimientos Técnicos –SAP, Excel, Word, Outlook
Tipo de puesto: Tiempo completo
Salario: $10.00 a $12.00 /hora
Experiencia:
Cuentas a Pagar: 5 años (Requisito deseable)
Educación:
Bachillerato (Requisito mínimo)
